Letzte Aktualisierung: 15. September 2026
Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Eprox Studio, Betreiberin von Flowca ("Flowca", "wir"), die personenbezogenen Daten der Personen verarbeitet, die unsere Website und unsere Verwaltungsplattform für kleine Unternehmen nutzen, einschließlich der Daten, die Flowca-Nutzer über ihre eigenen Kunden eingeben.
1. Wer Flowca betreibt
Flowca ist ein Produkt und Dienst, der von Eprox Studio betrieben wird. Eprox Studio ist derzeit keine eingetragene juristische Person (keine GmbH, UG oder vergleichbare Gesellschaft) — der Betrieb erfolgt als selbstständige/freiberufliche Tätigkeit einer natürlichen Person in Deutschland. Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist: Elisangela Pethke Weichselstraße 36, 10247 Berlin E-Mail: supportflowca@gmail.com Die vollständigen und aktuellen Angaben finden Sie auch in unserem Impressum, das nach deutschem Recht vorgeschrieben ist.
2. Unsere Rolle: wann wir Verantwortlicher sind und wann Auftragsverarbeiter
Bei der Nutzung von Flowca können zwei unterschiedliche Arten personenbezogener Daten betroffen sein, und unsere Rolle unterscheidet sich je nach Fall: (a) Daten über Sie und Ihr eigenes Flowca-Konto — Name, E-Mail, Zugangsdaten, Angaben zu Ihrem Abonnement. Für diese Daten ist Eprox Studio Verantwortlicher: Wir entscheiden, warum und wie diese Daten verarbeitet werden, um den Dienst bereitzustellen und abzurechnen. (b) Daten, die Sie als Betreiber eines Unternehmens ("Tenant") auf der Plattform über IHRE EIGENEN Kunden eingeben — zum Beispiel Name, Telefon, WhatsApp, E-Mail, Adresse, Geburtsdatum, Behandlungshistorie oder Dokumente eines Ihrer Kunden. Für diese Daten sind SIE der Verantwortliche, und Eprox Studio handelt lediglich als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO), der diese Daten ausschließlich zur Bereitstellung der technischen Infrastruktur von Flowca nach Ihren Weisungen verarbeitet. Eprox Studio legt weder Zwecke noch Rechtsgrundlage für die Daten fest, die Sie über Ihre eigenen Kunden erfassen — dafür sind Sie verantwortlich. Sie benötigen eine geeignete Rechtsgrundlage, bevor Sie diese Daten in Flowca eingeben, und müssen Ihre eigenen Transparenzpflichten gegenüber diesen Kunden erfüllen. Für die Regelung dieser Verarbeitung stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bereit — siehe Abschnitt 12 und das vollständige Dokument unter /dpa.
3. Registrierungs- und Authentifizierungsdaten
Zur Erstellung und Verwaltung Ihres Kontos erheben wir: Name; E-Mail-Adresse; Passwort (verschlüsselt gespeichert, niemals im Klartext); sowie die technischen Daten, die zur Authentifizierung und Aufrechterhaltung Ihrer Login-Sitzung erforderlich sind. Wenn Sie sich stattdessen mit Google oder Microsoft (Azure) anmelden, erhalten wir vom jeweiligen Anbieter die grundlegenden Informationen, die zu Ihrer Identifizierung nötig sind — siehe Abschnitte 8 und 9. Bei der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse, bei der Passwort-Wiederherstellung oder bei der Annahme einer Einladung zu einem bereits bestehenden Unternehmen verarbeiten wir nur die für diesen Vorgang zwingend erforderlichen Daten (z. B. ein einmaliges Token und die damit verknüpfte E-Mail-Adresse).
4. Daten zu Ihrem Unternehmen
Wenn Sie Flowca zur Verwaltung eines Unternehmens nutzen, erheben wir auch die Daten, die Sie über dieses Unternehmen angeben: Firmenname, Kontaktdaten, Branche, Adresse (falls angegeben), Markendarstellung (Logo und Farben) sowie weitere Einstellungen, die zum Betrieb der Plattform in Ihrem Namen erforderlich sind. Für diese Daten ist Eprox Studio Verantwortlicher, da sie Ihr eigenes Konto betreffen, nicht Dritte.
5. Daten, die Sie über Ihre eigenen Kunden eingeben
Flowca ermöglicht die Erfassung von Informationen über die Kunden Ihres Unternehmens, damit Sie Termine, Verkäufe und Finanzen verwalten können. Je nachdem, was Sie erfassen, kann dies umfassen: Name; Telefon; WhatsApp; E-Mail; Adresse; Geburtsdatum; Notizen und Behandlungshistorie; sowie Dokumente, die Sie einem Kunden oder Ihrem Unternehmen zuordnen (siehe Abschnitt 7). Wie in Abschnitt 2 erläutert, handelt Eprox Studio bei diesen Daten nur als Auftragsverarbeiter nach Ihren Weisungen — Sie sind der Verantwortliche und dafür zuständig, eine geeignete Rechtsgrundlage für deren Erhebung zu besitzen.
6. Betriebsdaten der Plattform
Damit Flowca funktioniert, verarbeiten wir auch die operativen Daten, die Sie im Alltag eingeben: Termine; Verkäufe; Produkte; Dienstleistungen; Kostenvoranschläge; Rechnungen; Einnahmen; Ausgaben; Verbindlichkeiten; Forderungen; Zahlungen zu Terminen; Aufgaben; und interne Benachrichtigungen. Diese Daten können direkt oder indirekt personenbezogene Daten Ihrer Kunden enthalten (z. B. den mit einem Verkauf verknüpften Namen) und unterliegen demselben Regime wie Abschnitt 5 — Sie sind Verantwortlicher, Eprox Studio ist Auftragsverarbeiter.
7. Von Ihnen hochgeladene Dokumente
Wir stellen einen privaten (nicht öffentlichen) Speicherbereich für den Upload von Dokumenten bereit, die mit Ihrem Unternehmen oder Ihren Kunden zusammenhängen — zum Beispiel Belege, Verträge oder andere Dateien, die Sie anhängen möchten, innerhalb der von der Plattform festgelegten Dateitypen und Größenbeschränkungen. Der Inhalt dieser Dokumente wird vollständig von Ihnen bestimmt; wir legen nicht fest, prüfen nicht und kontrollieren nicht, was hochgeladen wird. Der Zugriff ist auf Ihr Unternehmen beschränkt und von anderen Nutzern der Plattform isoliert; Sie bleiben Verantwortlicher für die in diesen Dateien enthaltenen personenbezogenen Daten.
8. Anmeldung mit Google
Wenn Sie sich mit Ihrem Google-Konto anmelden oder registrieren, fungiert Google als Authentifizierungsanbieter (OAuth). Wir erhalten von Google die grundlegenden Informationen, die zur Identifizierung Ihres Kontos in Flowca erforderlich sind — in der Regel Name und E-Mail-Adresse Ihres Google-Kontos. Dieser Vorgang unterliegt auch der Datenschutzerklärung von Google. Wir haben keinen Zugriff auf Ihr Google-Passwort.
9. Anmeldung mit Microsoft/Azure
Wenn Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden oder registrieren, fungiert Microsoft (Azure) als Authentifizierungsanbieter (OAuth). Wir erhalten von Microsoft die grundlegenden Informationen, die zur Identifizierung Ihres Kontos in Flowca erforderlich sind — in der Regel Name und E-Mail-Adresse Ihres Microsoft-Kontos. Dieser Vorgang unterliegt auch der Datenschutzerklärung von Microsoft. Wir haben keinen Zugriff auf Ihr Microsoft-Passwort.
10. Audit-Protokolle
Wir führen Audit-Protokolle bestimmter auf der Plattform durchgeführter Aktionen (z. B. administrative Aktionen oder Änderungen sensibler Kontodaten), einschließlich: der ID des handelnden Nutzers; der E-Mail-Adresse des Nutzers; der Art der Aktion; der Art und ID der betroffenen Ressource; sowie zugehöriger Metadaten. Diese Protokolle dienen ausschließlich der Sicherheit, der Rechenschaftspflicht und der Untersuchung von Vorfällen.
11. Technische Daten und Sicherheit
Wir verarbeiten automatisch bestimmte technische Daten, die für den sicheren Betrieb der Plattform erforderlich sind: Datum und Uhrzeit relevanter Zugriffe und Aktionen; grundlegende Sitzungs- und Authentifizierungsinformationen; sowie technische Zähler zur Begrenzung missbräuchlicher Zugriffsversuche (z. B. bei Login- oder Einladungstoken-Versuchen). Aus Sicherheitsgründen veröffentlichen wir keine internen Implementierungsdetails dieser Mechanismen über das zur Information notwendige Maß hinaus.
12. Anbieter und Unterauftragsverarbeiter
Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Für den Betrieb von Flowca nutzen wir folgende Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen im für ihre jeweilige Funktion erforderlichen Umfang verarbeiten: — Supabase: Datenbank-, Authentifizierungs- und Dateispeicher-Infrastruktur. — Stripe: Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung. Flowca speichert keine vollständigen Zahlungskartendaten — diese werden direkt von Stripe verarbeitet; wir speichern ggf. nur die zur Verknüpfung Ihres Kontos mit dem Abonnement erforderlichen Kennungen. — Resend: Versand transaktionsbezogener E-Mails (Einladungen, Abrechnungs-/Abonnementhinweise, administrative Mitteilungen) von der Adresse noreply@flowca.app. — Vercel: Hosting und Ausführungsinfrastruktur der Anwendung. — Google: wenn Sie sich mit Ihrem Google-Konto anmelden. — Microsoft (Azure): wenn Sie sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden. Eine stets aktuelle Liste finden Sie unter /subprocessors. Jeder Anbieter verfügt über eine eigene Datenschutzerklärung und ist für die Sicherheit der in unserem Auftrag verarbeiteten Daten verantwortlich.
13. Internationale Datenübermittlungen
Einige unserer Anbieter können Daten auf Servern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. In diesen Fällen verlangen wir, dass angemessene Garantien im Sinne der DSGVO getroffen werden (z. B. Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss). Wir konsolidieren derzeit die genaue Dokumentation zum Verarbeitungsort jedes Anbieters; dieser Abschnitt wird aktualisiert, sobald diese Prüfung abgeschlossen ist.
14. Wie lange wir Daten speichern
Wir speichern Ihre Daten sowie die Daten, die Sie über Ihr Unternehmen und Ihre Kunden eingeben, solange Ihr Konto aktiv ist. Wird ein Konto gesperrt, bleiben die Daten während der Sperrung erhalten (werden nicht gelöscht). Audit- und Sicherheitsprotokolle sowie zahlungsbezogene Aufzeichnungen können darüber hinaus aufbewahrt werden, wenn dies für Sicherheit, Betrugsprävention oder die Erfüllung anwendbarer gesetzlicher und steuerlicher Pflichten erforderlich ist — Maßstab ist in diesen Fällen die Dauer der jeweiligen Pflicht, nicht eine feste vorab bestimmte Frist. Sicherungskopien folgen dem technischen Aufbewahrungszyklus unserer Datenbankinfrastruktur. Beantragen Sie die Schließung Ihres Kontos und die Löschung Ihrer Daten, kommen wir dem innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen nach, vorbehaltlich Aufzeichnungen, deren Aufbewahrung aus rechtlichen, steuerlichen oder sicherheitsbezogenen Gründen erforderlich ist.
15. Sicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten, darunter logische Trennung der Daten verschiedener Unternehmen (Tenants) auf der Plattform, rollenbasierte Zugriffskontrolle, sichere Authentifizierung und Audit-Protokolle der durchgeführten Aktionen. Aus Sicherheitsgründen veröffentlichen wir keine spezifischen Implementierungsdetails dieser Maßnahmen. Kein System ist vollständig risikofrei, aber wir arbeiten kontinuierlich an der Reduzierung von Schwachstellen.
16. Zwecke der Verarbeitung
Wir verwenden die in dieser Erklärung beschriebenen Daten, um: Ihr Konto zu erstellen und zu verwalten; Ihre Anmeldung zu authentifizieren; die Funktionen von Flowca bereitzustellen; die Daten, die Sie über Ihr Unternehmen und Ihre Kunden eingeben, nach Ihren Weisungen zu speichern und zu verarbeiten; Abonnements und Zahlungen abzuwickeln; transaktionsbezogene Mitteilungen zu senden (Registrierungsbestätigung, Passwort-Wiederherstellung, Einladungen, Abrechnungshinweise und administrative Benachrichtigungen); Support zu leisten; die Sicherheit der Plattform zu gewährleisten und Missbrauch vorzubeugen; Audit-Protokolle zu führen; anwendbare gesetzliche Pflichten zu erfüllen; und den Dienst zu pflegen und zu verbessern, sofern eine geeignete Rechtsgrundlage besteht.
17. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten je nach Zweck auf Grundlage einer oder mehrerer der folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO: — Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b): zur Erstellung und Verwaltung Ihres Kontos, zur Bereitstellung der Funktionen von Flowca und zur Abwicklung Ihres Abonnements. — Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c): soweit nach anwendbarem Recht erforderlich, z. B. in steuerlich-buchhalterischen Angelegenheiten im Zusammenhang mit Zahlungen. — Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a): für nicht essenzielle Cookies, sofern diese künftig genutzt werden (siehe Cookie-Richtlinie), sowie in allen Fällen, in denen wir ausdrücklich um Ihre Einwilligung bitten. — Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f): zur Aufrechterhaltung der Sicherheit der Plattform, zur Missbrauchsprävention, zur Führung von Audit-Protokollen und zur Verbesserung des Dienstes, stets unter Abwägung dieses Interesses gegen Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten. Wir ordnen einem Zweck keine Rechtsgrundlage zu, für die sie nicht konkret zutrifft.
18. Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf: Bestätigung, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden, und Auskunft darüber (Art. 15); Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16); Löschung Ihrer Daten (Art. 17); Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Umständen (Art. 18); Datenübertragbarkeit (Art. 20); Widerspruch gegen auf berechtigtem Interesse beruhende Verarbeitungen (Art. 21); und Widerruf einer erteilten Einwilligung jederzeit (Art. 7 Abs. 3), ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Flowca trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen, einschließlich Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen. Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich an supportflowca@gmail.com. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
19. Wenn Sie Daten Dritter eingeben
Wenn Sie Flowca zur Führung eines Unternehmens nutzen, ist es naheliegend, dass Sie personenbezogene Daten Dritter — Ihrer Kunden — auf der Plattform eingeben. Dabei erklären Sie und sind dafür verantwortlich, dass Sie: über eine geeignete Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten verfügen (in der Regel Einwilligung der betroffenen Person oder Vertragserfüllung/Dienstleistung ihr gegenüber); und Ihre eigenen Transparenzpflichten gegenüber diesen betroffenen Personen erfüllen. Siehe auch Abschnitt 2 sowie unseren Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) unter /dpa.
20. Sicherheitsvorfälle
Wir unterhalten interne Verfahren zur Erkennung, Bewertung und Reaktion auf Sicherheitsvorfälle, die personenbezogene Daten betreffen könnten. Kommt es zu einem Vorfall, der nach der DSGVO eine Meldung erfordert, informieren wir die zuständige Aufsichtsbehörde und, soweit vorgeschrieben, die betroffenen Personen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen und in der vorgeschriebenen Form.
21. Nutzung durch Minderjährige
Flowca ist für die gewerbliche/berufliche Nutzung bestimmt und richtet sich nicht an Minderjährige. Wir erheben nicht wissentlich Daten Minderjähriger als Kontoinhaber. Geben Sie Daten eines minderjährigen Kunden ein (z. B. den Kunden einer an einen Minderjährigen erbrachten Dienstleistung), bleiben Sie Verantwortlicher für diese Daten und dafür zuständig, eine geeignete Rechtsgrundlage für deren Verarbeitung sicherzustellen.
22. Datenschutzbeauftragter
Derzeit ist kein Datenschutzbeauftragter formell bestellt. Für alle Fragen zum Datenschutz und zu dieser Erklärung wenden Sie sich an supportflowca@gmail.com.
23. Änderungen dieser Erklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, auch um neue Anbieter, Funktionen oder rechtliche Anforderungen widerzuspiegeln. Das Datum der letzten Aktualisierung finden Sie oben auf dieser Seite. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail oder über einen Hinweis in der Plattform mitgeteilt.
24. Kontakt
Fragen zu dieser Erklärung oder Anfragen im Zusammenhang mit Ihren Datenschutzrechten senden Sie bitte an supportflowca@gmail.com.